關于2018年檔案及2019屆畢業生照片移交的通知

 

校內各單位

2018年的檔案移交工作已經開始,現將有關事項通知如下:

一、歸檔范圍

1.2018年1月1日至12月31日期間,學校黨政管理、科研、教學、外事、基建、設備管理、出版等各項活動中產生的具有保存價值的文件材料,均應歸檔。各單位文件材料歸檔范圍請參照檔案館網站上的《兼職檔案員手冊》。

2.歸檔的文件材料包括紙質材料和相應的聲像、電子等文件材料(如照片、光盤等)。各部門參照本部門的《兼職檔案員手冊》,經檔案館檢查無誤后將紙質文件材料和電子版一同歸檔。

3.各單位參照《兼職檔案員手冊》中實物檔案的歸檔范圍,將應歸檔的獲獎證書、專利證書、新品種審定證書、獎牌、獎杯、錦旗等(省級以上)及具有保存價值的實物檔案整理歸檔。

4.應屆畢業生合影照片按要求將人名標注后直接移交電子版。

本次整理移交的歸檔材料是2018年各單位產生的歸檔材料和上級有關來文,以及往年應歸檔但尚未歸檔的文件材料。

二、歸檔要求

1.各部門兼職檔案員負責本部門歸檔材料的收集、整理、目錄錄入及立卷工作。保證歸檔文件材料收集完整齊全,并按時移交檔案館。

2.文件類的歸檔材料實行以件為單位歸檔;教學、科研、基建、設備等專業性的歸檔材料,以卷為單位進行整理、立卷。

3.歸檔材料必須完整,兼職檔案員在整理過程中要逐卷(件)檢查,不要缺項、漏項,不要把屬于一個內容的檔案材料分割開或遺漏。

4.各單位兼職檔案員如果在管理系統使用和檔案整理中遇到問題,可以通過川農檔案工作群(QQ群號:253027796)或者電話(聯系電話:2882932)與檔案館聯系。

5.歸檔的聲像、實物檔案須標明事由(事件)及時間。

三、檔案的移交

1.歸檔驗收:

移交檔案時,交接雙方當面檢查,按立卷歸檔要求進行驗收,不符合要求的要退回歸檔部門返工,直至驗收合格后方可辦理移交手續。

2.移交手續:

歸檔部門移交檔案材料時必須填寫檔案移交清單,清單一式二份,經交接雙方簽字后各留一份備查。

3.歸檔移交時間:

(1)黨政部門和按年度歸檔的部門,請于6月30日前移交2018年度歸檔文件材料。

(2)科研、基建項目和專題性、成套性的檔案材料,在項目完成并通過鑒定驗收后的2個月內歸檔。

(3)應屆畢業生合影在9月30日前移交。

(4)其它檔案的歸檔時間按有關文件規定執行。

 

 

檔案館

2019年5月27日

 

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